Política de Tratamiento de Datos Personales

COLMEDICOS con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y a las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, y comprometido con la seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, contratistas, usuarios, empleados y del público en general, se permite presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la empresa, en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que haya sido otorgada por los Titulares de la información.

En esta Política, COLMEDICOS detalla los lineamientos corporativos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

COLMEDICOS, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

Definiciones para efectos de la política de tratamiento

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, las cuales se esbozan a continuación:

1. Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
2. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. En el caso concreto, COLMEDICOS se considerará Responsable del Tratamiento.
3. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
5. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: se refiere al presente documento.
7. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

Principios para el tratamiento de los datos personales

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos que disponga la misma.

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales sobre los que versa esta política es COLMÉDICOS S.A.S., identificado con NIT No. 800049104, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la dirección Calle 50 No. 46 – 36, Piso 14, Edf. Furatena, Teléfono 5 100 500 y correo electrónico protecciondatospersonales@colmedicos.com; IPS especialista en Seguridad y Salud en el trabajo.

Objetivo

Adoptar los lineamientos bajo los cuales opera el tratamiento de los datos personales, manejo de bases de datos, formas de almacenamiento, criterios de utilización, además de los fines con los que son coleccionados y usados, los derechos de los titulares y los procedimientos especiales en caso de consulta y reclamo; para fines diferentes a los meramente relacionados con evaluaciones médicas o de condiciones de salud; teniendo en cuenta que la información que contiene la historia clínica está amparada por la reserva legal, por lo que COLMÉDICOS cumpliendo con la legislación vigente no hace uso diferente de dichos datos, al permitido por la Ley.

Aplicación

Las disposiciones enunciadas en la presente política regulan de forma general los datos tratados por COLMÉDICOS de sus usuarios, empleados y clientes, la cual será recolectada por las dependencias y diferentes áreas de la estructura orgánica y funcional de COLMÉDICOS durante el desarrollo de su actividad comercial como laboratorio clínico e IPS de Seguridad y Salud en el Trabajo. COLMÉDICOS es el titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas legales sobre protección de datos personales y habeas data. En consecuencia, como titular de los derechos sobre las bases de datos, es el único actor que tiene la facultad para autorizar el uso o disposición de estas a terceros o a sus unidades de negocio o administrativas.

Tratamiento y finalidad de uso de los datos

COLMÉDICOS previa autorización escrita de su parte recopilará y almacenará sus datos personales para ejecutar las labores propias de su objeto social, como lo es la atención médica, realización de exámenes de laboratorio, identificación de las personas, suscripción de contratos y suministro de información, además de las siguientes:

• Mantenerlo informado de servicios que puedan interesarle.
• Invitarlo a los eventos que puedan ser de su interés o que requieran de su participación. 
• Generar encuestas (para conocer su opinión de algún servicio o de nuestros estándares).
• Mantener contacto permanente.

COLMÉDICOS, le informa que con el propósito de verificar la autenticidad de la identidad de las personas atendidas y para fines de seguridad de identidad, evitar fraudes y efectos de carácter probatorio, se puede hacer recolección de la huella dactilar digitalizada, firma digitalizada, fotografía digitalizada, los cuales constituyen datos sensibles, pero son almacenados en la historia clínica por lo que no se almacenan en bases de datos que puedan ser tratados por disposición de COLMÉDICOS, garantizando así su derecho a la intimidad y confidencialidad, evitando así cualquier tipo de discriminación.

Queremos reiterarle que contamos con las herramientas tecnológicas y el recurso humano idóneo y competente, con el fin de asegurar que su información esté almacenada de forma segura, evitando el acceso no autorizado de terceras personas a sus datos personales y en especial a su historial médico, asegurando la confidencialidad y conservación de los datos.

Titularidad

Las personas naturales son titulares de sus datos personales. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de tales datos.

Reserva y confidencialidad

Todos los empleados de COLMÉDICOS se obligan a guardar confidencialidad sobre los datos personales con los que tengan contacto con ocasión del ejercicio de sus labores, obligación que perdura en el tiempo y no finalizará con la terminación de la relación laboral, pues esta obligación constituye un deber constitucional de no divulgar información íntima de las personas, sin una autorización previa. De igual forma la información que conozcan los profesionales en ejercicio de sus ocupaciones, están protegidas por el secreto profesional, por lo que no están autorizadas para divulgar dicha información. 

Derechos del titular de los datos personales

Son derechos de los titulares de datos personales o información que repose en las bases de datos de la Empresa, además de los contemplados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar la prueba de su autorización para el tratamiento de ellos.
• Ser informado respecto de su uso y de esta política.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de éstos cuando sea procedente.
• Presentar quejas ante los entes administrativos encargados de la protección de datos personales.

De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados, podrán ser ejercidos por:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 
2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Deberes de la Empresa en el manejo y tratamiento de los datos

La Empresa deberá asegurar en favor de los titulares de datos o información personal, además de los establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013:

• Informar y garantizar el ejercicio de sus derechos
• Atender las consultas, peticiones y reclamos
• Utilizar únicamente los datos obtenidos mediante autorización, a menos que no requieran de esta.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad.
• Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

Peticiones, consultas y reclamos

Los titulares de los datos personales, podrán presentar peticiones, consultas, reclamos y en general ejercer los derechos tendientes a la protección de datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, derechos que deberán ejercer de forma escrita ante COLMÉDICOS en calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos. Dichos comunicados deberán ser presentados en nuestras sedes de forma física o de forma electrónica a través del correo electrónico protecciondatospersonales@colmedicos.com

Por otra parte el área jurídica de COLMÉDICOS atenderá sus peticiones, consultas y reclamos de conformidad a lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos por este. 

Divulgación

A todos nuestros usuarios, trabajadores, clientes, proveedores y al público en general se les informa acerca de la existencia de la presente política de Tratamiento de Datos Personales mediante la factura de venta o el comprobante de atención entregado durante su proceso de atención en el área de servicio al cliente.

Todos los comprobantes de atención emitidos por el sistema cuentan con la leyenda en la parte inferior que le indica a todos los usuarios en dónde consultar los detalles de la presente política como se muestra a continuación en el recuadro resaltado en color rojo.

De manera similar a través del sitio web corporativo se encuentran enlaces activos en diferentes puntos para el acceso a la presente política como se muestra en la siguiente figura. El enlace podrá cambiar según el diseño o maquetación actual del sitio web, pero siempre estará visible para los visitantes:

Responsabilidad de la información

Los titulares son los únicos responsables de que los datos suministrados sean exactos y veraces, por lo que en todo caso, asumen la responsabilidad sobre los mismos y las consecuencias que se deriven de la inexactitud o irrealidad de la información suministrada a COLMÉDICOS.

Tratamiento de datos previos

COLMEDICOS, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

En atención al principio de libertad que establece la Ley 1581 de 2012, la autorización de los Titulares, podrá manifestarse por medio escrito.  COLMEDICOS, conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Considerando que COLMEDICOS ha recolectado Datos Personales con anterioridad a la fecha de publicación y entrada en vigencia de la presente Política, así como del Decreto 1377 de 2013, se implementarán las siguientes medidas con el propósito de obtener la autorización y protección de Datos Personales:

1. COLMEDICOS solicitará la autorización de los Titulares para continuar con el Tratamiento de sus Datos Personales, a través de mecanismos eficientes de comunicación escrita, así como poner en conocimiento de éstos la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a COLMEDICOS y los Encargados.
2. En caso de que los mecanismos de comunicación descritos en el numeral anterior impongan cargas desproporcionadas a COLMEDICOS, o le sea imposible solicitar a cada Titular la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales y poner en su conocimiento la Política, se llevará a cabo una publicación en la página web de COLMEDICOS www.colmedicos.com de un enlace “Protección de Datos Personales” en el cual puedan los usuarios visualizar la Política y el modo de ejercer sus derechos frente a COLMEDICOS y los Encargados.

Vigencia de la Política y las Bases de Datos

Esta política de Tratamiento de Datos Personales de COLMEDICOS, rige a partir de la publicación de la misma.

Esta Política puede ser modificada por COLMEDICOS en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre el tema, caso en el cual se informará oportunamente a los Titulares.

Cualquier modificación o actualización de la presente Política, será informada a través de la página web www.colmedicos.com, donde se pondrá a disposición de los Titulares, la última versión de la Política, con indicación de la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

El uso o adquisición de los productos o servicios que ofrece COLMEDICOS por parte del Titular o su no desvinculación de los mismos, después de la puesta a disposición de la nueva Política, constituye la aceptación de la misma.

Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que el Titular tenga el producto o servicio, más el término que establezca la ley. 

OTRAS DISPOSICIONES

1. Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, COLMEDICOS responderá y respetará el interés superior de estos, y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.  Adicionalmente,  COLMEDICOS solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.
2. COLMEDICOS recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga la empresa.